Отражение операций в отчётности

Все операции, как первого, так и последующих периодов должны быть отражены в отчётности. Для каждого финансового документа можно сформулировать правила отражения операций, основанные на методологии бухгалтерского учёта.

П1. Баланс. 1) запись по дебету активного счёта увеличивает оборот по нему (т.е. отражается с плюсом), по кредиту - уменьшает; 2) запись по дебету пассивного счёта уменьшает оборот, по кредиту - увеличивает.

П2. ОПУ. Отражаются только операции по счетам финансового результата текущего периода. В нашем случае это счёт 99. Поскольку он пассивный, то из предыдущего правила следует, что обороты по кредиту этого счёта в ОПУ должны отражаться как доходы, по дебету - как затраты.

П3. ДДС. Отражаются только операции по счетам денежных средств. В нашем случае это счёт 51. Поскольку он активный, то обороты по дебету этого счёта в ДДС должны отражаться как поступления, по кредиту - как платежи.

Строгое соблюдение перечисленных правил гарантирует корректное составление отчётности. Если же были допущены ошибки, то благодаря этим же правилам их можно выявить. Для этого необходимо проверить соответствие итогов документов:

К1. Проверка баланса. Итог по активам должен равняться итогам по пассивам. Это правило непосредственно следует из принципа двойной записи, т.е. из правила П1.

К2. Проверка ОПУ (следует из правила П2). Чистая прибыль в ОПУ должна быть равна строке «Прибыль текущего периода» в балансе. Для корректного прохождения проверки особенно необходимо проследить за правильным отражением операции «Реформация баланса» (см. табл. 5).

К3. Проверка ДДС (следует из правила П3). Исходящий остаток в ДДС должен быть равен строке «Денежные средства» в балансе. Для корректного прохождения проверки особенно необходимо проследить за правильным отражением входящего и исходящего остатка (см. структуру ДДС, табл. 3).

Задание 2. Заполнение базовой финансовой отчётности

Лист2 книги переименуйте в «Отчётность». В столбце «А» запишите строки баланса, затем ОПУ и ДДС в соответствие с таблицами 1-3, располагая отчётные документы один под другим. Используйте кнопки для изменения начертания шрифта, - для обрамления и заливки строк, - для установки отступов, формирующих иерархию строк документа.

Заполните шапку (строки 1 и 2) листа «Отчётность», как показано на рис. 2. Используя команду «Окно/Закрепить области» для ячейки «D2», добейтесь, чтобы эта шапка постоянно находилась в верхней части листа при прокрутке его строк. Заполните столбец «Счёт» баланса в соответствие с табл. 4. В столбце «Знак» в строках актива баланса введите значение «1», пассива - «-1». Нумерацию периодов начнём с нулевого («0»), в котором можно отразить входящие остатки по балансу.

Правила П1-П3, представленные выше, легко алгоритмизируются. Это позволяет записать их в виде формул, которые будут автоматически отражать все операции в отчётности. Они будут основаны на использовании функции СУММЕСЛИ, которая имеет три параметра (аргумента):

  • 1. Диапазон выбора. Указывается диапазон, в котором будет производиться отбор в соответствии с критерием (аргумент 2). В качестве диапазонов выбора будут использоваться идентификаторные поля «Дебет», «Кредит» и «Корр».
  • 2. Критерий. Значения из диапазона выбора будут сравниваться с указанным в этом аргументе критерием.
  • 3. Диапазон суммирования. Результатом функции СУММЕСЛИ будет сумма чисел из диапазона суммирования, для которых значения из диапазона выбора соответствуют критерию.

Рассмотрим, как эта функция используется для отражения операций в балансе. Воспользуемся ею в ячейке, соответствующей строке «Основные средства» баланса 1-го периода (нулевой, как оговаривалось выше, оставляем для входящих остатков). В нашем случае это будет ячейка «E5» (см. рис. 2). В качестве аргументов функции СУММЕСЛИ указываем: Диапазон выбора - столбец «Дебет» листа «Операции»; Критерий - ссылка на номер счёта основных средств с закреплённым столбцом, т.е. «$B5»; Диапазон суммирования - ссылка на столбец 1-го периода листа «Операции», т.е. «Операции!F:F». В результате функция СУММЕСЛИ(Дебет; $B5; Операции!F:F) выполнит следующее действие: она в столбце «Дебет» листа «Операции» найдёт все ячейки, содержащие счёт «01», поскольку именно это значение содержится в ячейке критерия, и просуммирует соответствующие им ячейки 1-го периода. Другими словами она просуммирует обороты по дебету счёта «01».

Отражение операций в балансе

Рис. 2. Отражение операций в балансе.

Второе слагаемое СУММЕСЛИ (Кредит; $B5; Операции!F:F) аналогичным образом просуммирует обороты по кредиту счёта «01». Затем второе слагаемое вычитается из первого, и результат умножается на 1 (ячейка $C5), т.е. не меняет знак. После этого к результату добавляется балансовый остаток предыдущего периода (ячейка D5). В результате рассматриваемая формула рассчитывает балансовый остаток по счёту в соответствии с правилом П1: текущий остаток = предыдущий остаток + обороты по дебету - обороты по кредиту. Введя эту формулу один раз, мы можем копировать её во все остальные ячейки баланса без изменений. При условии, конечно, что имена диапазонов «Дебет» и «Кредит» заданы правильно, как описывалось в задании 1, и соблюдена расстановка признаков абсолютной адресации «$».

Для строк пассива баланса используются те же самые формулы, что и для актива. Только в столбце «Знак» должно содержаться значение «-1», поскольку для пассивных счетов обороты отражаются с противоположным знаком (по дебету с минусом, по кредиту - с плюсом). После копирования приведённой формулы во все строки баланса останется только заполнить формулы ячеек промежуточных итогов. Так в ячейке E4 (рис. 2) должна содержаться формула обычного суммирования всех постоянных активов, в ячейке E3 - сумма всех активов, и т.д. в соответствие со структурой баланса. Если все действия были произведены правильно, то баланс сформируется, как показано в приложении 1.

Заполнение ОПУ и ДДС производится по правилам П2 и П3. В них указано, что в ОПУ отражаются операции с участием счёта «99», а в ДДС - счёта «51». Корреспондирующий счёт операции будет указывать статью документа. Так операция «9960» будет соответствовать строке «Услуги» ОПУ, поскольку счёт «99» есть признак, что её необходимо отразить в ОПУ, а счёт «60» - в строке, определяющей использование услуг поставщика. Аналогично операция «6051» будет соответствовать строке «Платежи поставщикам» ДДС, поскольку счёт «51» есть признак, что её необходимо отразить в ДДС, а счёт «60» в строке, определяющей расчёты с поставщиками.

Поскольку правила П2 и П3 однотипны, то их можно реализовать одной и той же формулой. Как и в балансе, она будет основана на функции СУММЕСЛИ, только в качестве диапазона выбора следует указать «Корр». Затем результат умножается на знак операции. Пример формулы представлен на рис. 3.

Отражение операций в ОПУ

Рис. 3. Отражение операций в ОПУ.

Для расчета суммы реализации без налогов в ОПУ следует добавить две дополнительных строки, справочно отражающих объём продаж и НДС (см. рис. 3). Эти строки одновременно демонстрируют использование знака операции: для продаж он установлен «1», что обеспечивает знак «+», а для НДС он равен «-1», что меняет сумму операции на «-». Аналогичным образом для остальных строк ОПУ и ДДС положительные и отрицательные обороты отражаются с соответствующим знаком. Будьте внимательны, некоторые строки в ДДС (см. табл. 3), по которым могут проходить как платежи, так и поступления, в отчётности следует отразить двумя строками, отдельно для платежей и отдельно для поступлений, как это показано в прил. 1.

Все структурные промежуточные итоги суммируются аналогично балансу. Исключение составляет входящий остаток в ДДС, который должен отражать наличие денежных средств на начало периода.

Проверку отчётности в соответствие с правилами К1-К3 удобно реализовать в виде формул. Так, например, проверку баланса (правило К1) можно записать как «=Активы - Пассивы». Если результат равен нулю, то всё в порядке. В противном случае формула выдаёт сумму расхождения активов и пассивов, что уже может явиться подсказкой, где искать проблему.

Саму формулу наиболее удобно вносить в строке, содержащей название финансового документа. Для баланса это строка 2. Чтобы проверочные числа, даже если они будут нулями, не мешали восприятию таблицы, задайте им формат числа в виде скрипта «0;-0;””». Он будет означать, что положительные и отрицательные числа выводятся как обычно, а вместо нулевых значений используется пустой символ. После этого задайте этой ячейке красный цвет текста, чтобы сигнал об ошибке бросался в глаза.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Загрузить   След >